Wanneer je een zakelijke mail gaat schrijven is het van groot belang dat je dit goed aanpakt. Het maakt daarbij niet uit of je een vrijblijvende offerte verstuurd naar een eventuele klant, een vraag beantwoordt of een samenwerking wilt aangaan met een ander bedrijf. Een professioneel geschreven bericht met een combinatie van vriendelijkheid en duidelijkheid kan voor het verschil zorgen.
Hoe schrijf je een zakelijke mail?
De grote vraag is dan natuurlijk ‘hoe schrijf ik dan een zakelijke mail?’. Allereerst is het goed om in je achterhoofd te houden dat je niet communiceert met familie en vrienden maar met bijvoorbeeld klanten, een leverancier of collega’s. Een andere aanpak is dan vereist. Zorg dat de boodschap die je wilt overbrengen duidelijk is. Wees beleefd in het bericht en maak gebruik van professionele woorden. Op die manier zorg je voor communicatie die effectief is.
Opbouw zakelijke mail
Voor de opbouw van een zakelijke mail is een goede structuur belangrijk. Deze bestaat in de meeste gevallen uit het onderwerp waar het bericht over gaat, de aanhef, een leiding, de kern en natuurlijk een afsluiter.
Zorg dat het onderwerp kort, maar krachtig is. Het moet direct duidelijk zijn waar het over gaat. Waarom je de mail schrijft kun je laten weten in de inleiding. Vervolgens kun je de concrete boodschap overbrengen in de kern van het verhaal. Tot slot kun je kort samenvatten wat je verwachtingen zijn in de afsluiter zodat de ontvanger exact weet wat ze met de e-mail aan moeten.
Hoe begin je een zakelijke mail
Er bestaat veel discussie over het feit welke aanhef je moet gebruiken als je een zakelijk bericht wilt sturen. Mocht je de achternaam weten van de ontvanger, raden we je aan om deze te gebruiken. Zo krijgt hij of zij het idee dat er extra moeite wordt gedaan. Je kunt dus bijvoorbeeld beginnen met Geachte mevrouw de Jong. Als je de naam niet weet kun je gewoon gebruikmaken van Geachte heer/mevrouw.
Hoe sluit je een zakelijke mail af
In de afsluiting van je mail kun je de ontvanger bedanken voor de tijd die is genomen om jouw bericht te lezen. Ook kun je hierin duidelijk maken wat jouw verwachtingen zijn zodat er op je boodschap gereageerd kan worden. Vervolgens sluit je af met: Met vriendelijke groet, en dan jouw eigen naam en bedrijfsnaam indien van toepassing.
