Uitzendondernemers die overwegen hun administratie uit te besteden, stellen bijna altijd eerst dezelfde vragen. Houd ik nog controle? Merken mijn opdrachtgevers er iets van? Hoeveel werk is de overstap? Hieronder de antwoorden, met een heldere taakverdeling tussen het bureau en de backofficepartner.
Verlies ik de controle over mijn administratie?
Nee, als je het goed inricht. De partner richt de processen in en bewaakt de uitvoering, jij houdt het overzicht. Vraag daarom vooraf hoe je inzicht krijgt in uren, marges en openstaande posten. Bij een goede partner krijg je wekelijkse rapportages en kijk je op elk moment mee in de cijfers van je eigen bureau.
Wat neemt de backofficepartner over?
- contractbeheer en de fasetelling volgens de uitzendcao;
- urenverwerking en controle;
- verloning, inclusief afdrachten, pensioen (StiPP), reserveringen en loonstroken;
- facturatie aan opdrachtgevers en debiteurenbeheer;
- verzuimbegeleiding en dossiervorming;
- certificering en compliance, zoals NEN 4400-1 en het SNA-keurmerk.
Wat blijft het uitzendbureau zelf doen?
Het commerciële werk blijft bij jou. Je werft kandidaten, onderhoudt het contact met opdrachtgevers, spreekt tarieven af en bepaalt je marges. Je bepaalt ook de koers van je bureau: welke sectoren, welke opdrachtgevers, hoe snel je groeit. De partner voert uit wat jij afspreekt.
Treed ik nog onder mijn eigen naam op?
Dat hangt af van het model. Blijf je zelf juridisch werkgever, dan doen opdrachtgevers en flexkrachten zaken met jouw bedrijf, loopt de omzet via jouw administratie en betaal je de partner een vast tarief per gewerkt uur. Neemt de partner het werkgeverschap over, dan betaal je een percentage van de omzet. In ruil daarvoor draagt de partner het werkgeversrisico, inclusief voorfinanciering van de lonen en debiteurenbeheer. In beide gevallen blijven je klantrelaties van jou.
Hoeveel werk is de overstap?
Minder dan veel ondernemers denken. Reken op enkele uren per week tijdens de overgang, vooral om uitzonderingen en afspraken per opdrachtgever in kaart te brengen. Een overstap waarbij de partner werkgever wordt, is vaak binnen ongeveer twee weken rond. Blijf je zelf werkgever, dan duurt de inrichting langer, tot ongeveer drie maanden, omdat de software en workflows in jouw eigen organisatie worden ingericht. Lopende plaatsingen gaan gewoon door. Start bij voorkeur aan het begin van een nieuwe loonperiode.
Wat als mijn team weerstand heeft?
Betrek je medewerkers vanaf het begin. Leg uit wat er verandert en wat gelijk blijft. In de praktijk merken ze vooral dat er werk van hun bord verdwijnt, zodat ze meer tijd hebben voor kandidaten en opdrachtgevers.
Wanneer is uitbesteden niet de juiste stap?
Heb je al een ervaren backofficeteam dat elkaar kan vervangen en elke cao-wijziging bijhoudt, dan levert uitbesteden minder op. Ook wie elke handeling zelf wil uitvoeren, wordt van een partner niet gelukkig. Uitbesteden werkt het best als je de uitvoering echt uit handen wilt geven en de regie wilt houden.
Hoe het in de praktijk uitpakt
Hanneke van Lier van Jobba Recruitment besteedt haar backoffice al vijf jaar uit aan Flexhub, backofficepartner voor uitzendbureaus met vestigingen in Hardinxveld-Giessendam en Harderwijk. Haar ervaring: “Flexhub ontzorgt ons volledig op administratief gebied.” Flexhub werkt voor meer dan 100 uitzend- en detacheringsbureaus, beschikt over de certificeringen NEN 4400-1, SNA en VCU, en wordt door klanten aanbevolen met een 4,9 uit 73 Google-reviews.
Wil je per onderdeel zien hoe de taakverdeling werkt bij backoffice uitbesteden? Op de site van Flexhub staan ook de twee tariefmodellen met rekenvoorbeelden per bureaugrootte (lees meer).
