Zelf je administratie doen bespaart geld. Maar één fiscale misstap kan die besparing in één klap verdampen. De Belastingdienst controleert steeds slimmer en geautomatiseerde systemen pikken fouten sneller op dan vroeger. Goed nieuws: de meeste fouten zijn makkelijk te voorkomen als je weet waar het misgaat.
De foute top 5: dit gaat het vaakst mis
1. Privé- en zakelijke uitgaven door elkaar halen
De klassieker. Even snel de wekelijkse boodschappen afrekenen met de zakelijke pas, of een privéaankoop per abuis als zakelijke kosten boeken. De Belastingdienst prikt hier bij een controle direct doorheen. Gebruik altijd een aparte zakelijke rekening en houd die strikt gescheiden van je privérekening.
2. Kosten aftrekken die niet volledig aftrekbaar zijn
Niet alles wat zakelijk klinkt, is ook volledig aftrekbaar. Eten en drinken in de horeca is voor de inkomstenbelasting slechts beperkt aftrekbaar, en de btw hierop mag je conform de Wet op de omzetbelasting helemaal niet terugvragen. Relatiegeschenken, congressen en kleding zonder bedrijfslogo vallen ook in een grijs gebied. Twijfel je? Controleer het altijd.
3. Btw aftrekken zonder officiële factuur
Een pinbonnetje of bankafschrift is wettelijk niet voldoende om btw terug te vragen. Er moet een factuur zijn die voldoet aan de wettelijke factuureisen: inclusief btw-bedrag, adresgegevens van de leverancier en jouw bedrijfsnaam. Ontbreekt er iets? Dan vervalt je recht op aftrek.
4. Facturen in het verkeerde kwartaal boeken
Veel ondernemers boeken op de betaaldatum. Maar voor de btw-aangifte is altijd de factuurdatum leidend, niet wanneer het geld van de rekening is geschreven. Een factuur uit december hoort in het vierde kwartaal, ook al betaal je hem pas in januari.
5. De urenregistratie achteraf gokken
Wil je aanspraak maken op de zelfstandigenaftrek? Dan moet je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden. Achteraf een urenoverzicht invullen op basis van je agenda wordt bij een controle vaak afgekeurd. Houd je uren bij in real-time, het liefst digitaal.
Fout ontdekt? Doe een suppletieaangifte
Heb je een fout gevonden in een eerdere btw-aangifte? Geen paniek. Je kunt dit zelf corrigeren via een suppletie aangifte bij de Belastingdienst. Wie dit uit zichzelf meldt, voorkomt een boete. Wacht je tot de Belastingdienst het ontdekt, dan zijn de gevolgen een stuk groter.
Een boekhouder van Fiduro helpt je niet alleen om fouten te herstellen, maar ook om ze structureel te voorkomen met de juiste systemen en controles.
